Via De Verbinders gingen we van brandjes blussen, naar het structureel voorkomen van die brandjes

Na een stroeve start van het project Onderhoud Wegen Zuid Nederland West, besloten Rijkswaterstaat en aannemer Mourik deel te nemen aan De Verbinders. Volgens Martijn Silvertand (Contractmanager Rijkswaterstaat), Ralph van Riel (senior adviseur assetmanagement Rijkswaterstaat) en Alex van Middelkoop (contractmanager Mourik) blikken terug.  

Martijn vertelt: “Binnen dit prestatiecontract verzorgen we samen het vaste en klein-variabel onderhoud in een areaal van 220 kilometer snelweg in West-Brabant. We schouwen, inspecteren en houden het 24/7 veilig door het oplossen van calamiteiten.” Ralph lacht: “Dat Martijn het woord ‘samen’ gebruikt illustreert dat we, mede door De Verbinders, samen optreden als assetmanager. Dat is een ontwikkeling die we bij Rijkswaterstaat bewust hebben ingezet en die samenwerking heeft door onze deelname een versnelling gekregen.”

Stroef

Alex: “Wij zijn met Mourik al langer betrokken bij De Verbinders en we hadden al positieve ervaringen in andere projecten. Wij hebben door stroeve samenwerking in de beginperiode, het initiatief genomen om mee te doen. Ik zag er eerlijk gezegd ook best tegenop om zes sessies met Martijn en Ralph aan de slag te gaan, maar achteraf ben ik enorm blij met onze deelname.”

Contract is geen doel, maar een hulpmiddel
Martijn: “Een belangrijke les was dat de meeste discussies ontstaan over 10% van de scope die onvoldoende afgedekt wordt in het contract. In de praktijk gaat er heel veel energie verloren in het uitleggen en vaak overtuigen, dat dit volgens jouw interpretatie volledig duidelijk in het contract is omschreven. Terwijl het veel beter is om in te zien en te accepteren, dat je zaken verschillend kunt interpreteren. Probeer daarom samen tot de beste oplossing te komen, begrip voor elkaar te krijgen en vragen te stellen aan elkaar. Want het contract is geen doel, maar een hulpmiddel om een doel te bereiken.”

‘In de sessies leerden we steeds nieuwe manieren om opnieuw naar ons probleem te kijken en dit te verdiepen’

Samen anders naar problemen kijken

Martijn: “We zijn in onze sector gewend problemen direct op te lossen. Dat biedt vaak succes op de korte termijn, maar bij De Verbinders leerden we steeds opnieuw een verdiepingsslag te maken op weg naar structurele oplossingen. Een eyeopener was bijvoorbeeld dat wij er bij de start alle drie van overtuigd waren dat we de doorlooptijd van klachten en meldingen tot problemen buiten oplossen moesten versnellen. Maar in de sessies leerden we steeds nieuwe manieren om opnieuw naar ons probleem te kijken en dit te verdiepen. Zo verlegden we onze focus van korte termijn oplossingen, ofwel brandjes blussen, naar het structureel voorkomen van die brandjes.”

Inzichten integreren in eigen organisatie

Het traject leidde niet alleen tot een betere samenwerking en betere resultaten in het project. Ook in de eigen organisaties hebben de mannen de inzichten kunnen toepassen. Alex: “Bij Mourik hebben we verschillende inzichten geïntegreerd in ons onderhoudsmanagementsysteem. Om het areaal echt te kunnen onderhouden én verbeteren, is een belangrijk inzicht dat wij als partijen elkaars inbreng keihard nodig hebben. Dat samen assetmanager zijn, is daarin gegroeid en dat breiden we verder uit.”

Van diverse loketjes naar tafelmodel

Martijn: “Het helpt ons bij Rijkswaterstaat om over te gaan van een loketmodel naar een tafelmodel. Voorheen hadden districten, PPO en de aannemer elk hun eigen loket. Daartussen vond afstemming plaats in een volgtijdige aanpak, wat niet altijd efficiënt was. Nu zitten we met die loketjes aan een tafel en bespreken we samen wat er nodig is om tot een gezamenlijke aanpak te komen. Het presteren van het areaal buiten staat centraal.”

Waarde op het persoonlijke vlak

Ook op persoonlijk vlak was de deelname een waardevolle ervaring. Ralph: “Het traject heeft mij concrete handvatten gegeven voor mijn persoonlijke ontwikkeling. In mijn werk moet ik veel verbindingen leggen en daar kan ik het geleerde heel goed toepassen en ook overbrengen op mijn collega’s.”

‘Ik ben veel effectiever nu ik steeds vaker vragen stel, om achter de beweegredenen van anderen te komen’

Effectief door perspectief

Martijn: “Ik ben mij ervan bewust geworden dat ik van nature mensen wilde overtuigen van mijn gelijk. Maar ik ben veel effectiever nu ik steeds vaker vragen stel, om achter de beweegredenen van anderen te komen.” Alex: “Ik was ook altijd overtuigd van mijn gelijk. Maar omdat anderen een ander perspectief kunnen hebben, is het inderdaad veel effectiever om vragen te stellen. Je kunt beter tot vergelijk komen, dan je gelijk te willen halen.”