Negentig jaar na de bouw wordt de Afsluitdijk versterkt en vernieuwd. Op basis van een DBFM contract met Rijkswaterstaat verzorgt het consortium Levvel (BAM, Van Oord, Rebel en Invesis) de bouw, financiering en het onderhoud voor de komende 25 jaar. Na de gunning in 2018 ging de samenwerking voortvarend van start, totdat er een onvolledigheid in de overeenkomst opdook…
“Tijdens de uitvoering kregen we al vrij snel te maken met een grote wijziging aan de basis van het project”, zo blikt Wilbert Boon (BAM) als projectdirecteur van Levvel terug. “Plots bleek dat de hydraulische waarden waarmee wij moesten rekenen niet klopten. Dus moesten we terug naar de tekentafel, in de wetenschap dat dit grote financiële consequenties zou hebben.”
Dit struikelblok zorgde er volgens Wop Schat, projectmanager namens Rijkswaterstaat, voor dat er binnen het tijd-gestuurde contract druk op het project kwam te staan. “Gezien die spanning en het gegeven dat het om heel veel geld ging, raakten we elkaar in het proces kwijt. Zo verdwenen we in de loopgraven van het contract op zoek naar een antwoord op de onvermijdelijke schuldvraag.”
Wilbert: “In eerste instantie gaf Rijkswaterstaat aan dat zij dit nadeel zouden vergoeden. Aangezien het project hierdoor ook vertraging zou oplopen, dus extra kosten met zich mee zou brengen, werd ons als consortium gevraagd dit financiële nadeel te becijferen. Nadat we dit inzichtelijk hadden gemaakt, bleek dat ze bij Rijkswaterstaat nogal geschrokken waren van de hoogte van die kosten.”
Tegen die achtergrond kwamen de partijen in de loop van 2019 in een juridische context terecht die de samenwerkingsgeest compleet had verdrongen. Wop: “Op dat moment gaven we aan: okay we gaan verder, maar we hebben wel een geschil.” Zo gingen beide organisaties in 2020 volop aan de bak om de beschikbaarheidsdatum (BD) te halen en bogen de contractteams zich over de kosten.
In 2020 werd duidelijk dat de BD waarschijnlijk niet zou worden gehaald en dat het project pas in 2025 kon worden opgeleverd. Wop: “Dat was het moment waarop we besloten dat het zo niet verder kon. We moesten elkaar binnen de samenwerking weer zien te vinden.” Via eerdere projecten was Wop bekend met Neerlands diep. En om die reden klopte hij aan bij Maarten Kraneveld.
“Mijn vraag aan Maarten was of Neerlands diep een traject kon bieden, waarmee ze ons als partijen binnen dit project weer vooruit konden helpen. Op die manier kwamen we uit bij De Verbinders. Na de eerste gesprekken in de zomer van 2021 zijn we begin 2022 met elkaar van start gegaan. Gezien de omvang en complexiteit werd voor dit project een maatwerktraject ingericht.”
Waar een regulier traject van De Verbinders voor een half jaar ondersteuning biedt aan teams uit drie tot vier verschillende projecten, werden in 2022 alle vier de groepen bevolkt door de projectmanagementteams van Rijkswaterstaat en Levvel. Wop: “Hiermee wilden we ervoor zorgen dat de sleutelspelers van beide zijden voortaan als één hechte groep gingen samenwerken.”
Wat De Verbinders al snel duidelijk maakte is, dat er niet alleen vanuit de betrokken organisaties, maar ook vanuit de afzonderlijke teams met verschillende brillen op naar het project werd gekeken. Wop: “We zagen duidelijk dat zowel de contract- als projectmanagers binnen de beide organisaties er een eigen kijk op nahielden. Vanuit die Gordiaanse knoop hebben we eerst met elkaar vastgesteld wat er precies speelde en hoe we die verschillende visies konden verklaren.”
Zo verdiepten de teams zich in elkaars wereld. Wop: “Met elkaar bepaalden we wat we zouden gaan doen en wat we van elkaar nodig hadden. Vervolgens hebben we gezamenlijk een stip op de horizon gezet. Van daaruit ontstond er al vrij snel een sfeer van openheid en vertrouwen. Daardoor konden we samen een streep onder het verleden zetten en kwam de focus weer op het project te liggen.”
Wop: “Na drie maandelijkse bijeenkomsten merkten we dat we de energie weer te pakken hadden. Zo heeft het traject van De Verbinders ons geholpen het juiste pad te volgen op weg naar die stip op de horizon. Simpelweg door elkaar beter te snappen en elkaar langs korte lijntjes sneller te vinden. Zo verdween de sfeer van verborgen agenda’s en wij/zij-denken.”
Wilbert: “Leg maar eens aan elkaar uit wat je nodig hebt. Daarmee wordt ook duidelijk hoe je elkaar gigantisch in de weg kunt zitten. Het inzicht in elkaars realiteit heeft echt enorm positief gewerkt. Dan snap je ook hoe het voor Rijkswaterstaat voelt als ze aan haar minister moet uitleggen waarom het zoveel extra geld gaat kosten. Of waarom het halen van de BD zo’n enorm belangrijk aspect is.”
Wilbert: “Vanuit de gedeelde opvatting: ‘die BD gaan we nooit halen’, bewogen we gaandeweg naar: ‘nou, we zien toch wel mogelijkheden…’ om uit te komen bij ‘we gaan die BD gewoon met elkaar halen’. Ofwel, op 31 december 2022 zijn de dijk, de weg en de keersluis bij Den Oever klaar. Er zullen wat restpunten zijn, maar in goed overleg worden we het daar vast ook wel over eens.”
Het succes van die aanpak werd direct zichtbaar op de deeldossiers binnen het project, waarbij de keuringsresultaten een belangrijke rol spelen. Wop: “Door de nieuwe energie die aan De Verbinders-tafels ontstond, zagen we de curve van de resultaten in het werkveld weer oplopen. Dat spoorde iedereen aan nog een tandje bij te schakelen.”
Die dynamiek tussen de teams sprong volgens Wilbert over op beide organisaties. “Het mooie was… Doordat we in de bouw presteerden, werd ook het onderlinge geschil in een ander licht bekeken en zo zijn we uiteindelijk met elkaar tot overeenstemming gekomen. Daarmee was naast het ‘niet halen van de BD’ ook die donkere wolk nog voor Kerst verdwenen.”
Maar hoe neem je naast alle afspraken ook die goede vibe mee naar buiten? Wop: “Door die nieuwe samenwerking en de resultaten - waar mogelijk – binnen de beide organisaties te adresseren, zie je die energie ineens overal ontstaan. Dat is echt iets waar je als deelnemers actief mee aan de slag moet tussen de maandelijkse meetings bij De Verbinders door.”
Binnen het tijdsbestek van een jaar werd ‘starre sfeer’ volledig gekanteld en dat zorgde ervoor dat de gestelde doelen conform de planning werden gehaald. Wop: “Om die energie te borgen, hebben we De Verbinders gevraagd ons ook voor de rest van het project te blijven begeleiden. Leden binnen de teams komen en gaan en ook binnen de projectdelen ga je met elkaar telkens nieuwe fases in.”
Wilbert: “De kracht van De Verbinders is dat de begeleiders Maarten en Arend ons niet te veel hebben willen faciliteren, maar het ons zelf hebben laten ondervinden en uitvinden.” Een belangrijke les is volgens Wop dat je binnen een samenwerking het verrassingselement moet zien uit te schakelen. “Dan maak je de weg vrij voor vertrouwen en openheid.”
Benieuwd hoe je draagvlak creëert voor oplossingen binnen jouw project die je voorheen voor onmogelijk hield? Volg De Verbinders op LinkedIn.
Voor vragen zijn De Verbinders bereikbaar via info@deverbinders.nu
© 2023 De Verbinders | ontwerp en realisatie: Launderette.nl © De Goudse Wolf
